Office Manager

  • HR/Office
  • Delft, Netherlands

Office Manager

Job description

Plotwise is een Planning Service Provider voor aanbieders van pakketbezorging. Onze logistieke klanten maken gebruik van onze API die een dynamische planning verzorgt voor de meest efficiente distributieplanning. Simpel gezegd: wij helpen ze bij het verwerken van het toenemend aantal online bestellingen die binnen een dag geleverd moeten worden op een tijd en locatie die de klant zelf kiest en tot het laatste moment kan wijzigingen. Onze klanten zijn vooral gevestigd in de Benelux en bereiden zich uit over de wereld. Plotwise groeit snel, daarom zijn wij op zoek naar een


Office Manager


'Organisatie talent en visitekaartje van Plotwise die het team en onze klanten ondersteunt waar nodig'


Als Office Manager zorg je voor een verzorgd kantoor waar alles op rolletjes loopt. Je bent het aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken, je ontvangt onze klanten en biedt ondersteuning aan onze HR afdeling. In deze rol werk je nauw samen met collega's en leveranciers en rapporteer je aan onze HR Adviseur.



Verantwoordelijkheden


Als Office Manager:


  • Zorg je ervoor dat het kantoor er netjes uitziet, de voorraad wordt bijgehouden en dat alle apparaten naar behoren werken;
  • Ben je eerste aanspreekpunt voor leveranciers en klanten;
  • Verzorg je de dagelijkse lunch, zorg je ervoor dat alle bestellingen op tijd binnen zijn een dat de gezonde lunch wordt voorbereid;
  • Ontvang je onze klanten, beantwoord je de telefoon en houd je diverse mailboxen bij;
  • Bied je ondersteuning aan de HR Adviseur met HR gerelateerde werkzaamheden zoals het onboarden van nieuwe collega's, het opstellen van overeenkomsten, aanvragen van visum's enz.;
  • Ondersteun je bij het organiseren van team events, cadeaus, enz.;
  • Ondersteun je het Plotwise team waar nodig.  


Kennis en ervaring


Om succesvol te zijn heb je


  • 3+ jaren werkervaring als Office Manager;

  • HBO werk- en denkniveau;

  • Eerder gewerkt in een internationale omgeving;

  • Een natuurlijke assertiviteit en doeners mentaliteit;

  • Uitstekende communicatieve en schrijfvaardigheden in zowel het Nederlands als in het Engels.


Wij bieden

  • Een plek in ons top People team waar je een bijdrage levert aan het oplossen van de bezorg crisis;

  • Een marktconform salaris;

  • Een inspirerende werkplek in Delft (vlakbij het historische centrum);

  • Een internationale team van hoogopgeleide (tech)professionals;

  • Wekelijkse en maandelijkste team besprekingen;

  • Dagelijks een gezonde lunch en verse koffie;

  • Stoelmassages en yogalessen;

  • Veel sociale evenementen zoals borrels en teamuitjes.



Requirements

Plotwise is a Planning Service Provider and shapes the new standard for distribution planning. By using our API, our pick-up and delivery customers are able to dynamically plan their distribution of goods in the most efficient way possible. To make it very simple, we help them deal with the increasing amount of online orders and demanding customers who want their purchases delivered within a day, in a time slot and location of their choice...and even change it last minute. Currently our customers are mostly situated in the Benelux and are expanding rapidly across the world. Due to the growth of our team we are urgently seeking an


Office Manager


‘Organised office professional and friendly face that helps our team and customers wherever possible’



Job profile


As our Office Manager you are responsible for ensuring that our office is fully stocked and running smoothly. You are the go-to person for all facility matters, are the friendly face that welcomes our customers and you support the HR department with various tasks. In this role you will work closely together with colleagues and suppliers and report directly to our HR Advisor.



Responsibilities



As our Office Manager you will


  • Keep the office space organised and fully stocked with all appliances running smoothly;

  • Be the first point of contact for suppliers and customers;

  • Arrange our daily lunch by making sure the groceries are in on time and our healthy lunch is prepared;

  • Welcome our customers with a smile, answer the phone and manage our general mailboxes;

  • Support the HR Advisor on various HR related tasks such as the on- boarding of new colleagues, drawing up contracts, arranging visa applications, etc.;

  • Assist in arranging team events, gifts, etc.;

  • Offer general support to the Plotwise team.


Qualifications


In order to be successful you have


  • 3+ years experience working as an Office Manager;

  • HBO working and thinking level;

  • Experience working in an international environment;

  • A natural assertiveness and a can do personality;

  • Excellent verbal and written communication skills in both Dutch and English.


What we offer

  • A spot on our topnotch People team where you will make an impact on solving the delivery crisis;

  • A competitive salary;

  • An inspiring office in Delft (nearby the city centre);

  • An international team with highly skilled (tech)professionals;

  • Weekly and monthly team meetings;

  • Daily healthy lunch and fresh coffee;

  • Office massage and Yoga classes;

  • Lots of social events such as quarterly team building activities and Friday drinks.


We are only interested in individual applications, recruitment agencies need not contact us concerning this vacancy.